野地木材工業株式会社

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スタッフブログ

業務効率化!ChatWork編。

僕はパソコンオタクというほどICTやパソコンに詳しいわけでもなく、好きでもないわけですが、僕が野地木材に入社してすぐに取り組んだことはホームページ作りと、販売管理システム「ノジステム」の構築でした。
おかげで周りの人からは「君はパソコンオタクやよね」とよく言われるもので、「そんなことないんやけど、なんでかな?」とよくよく考えてみたところ、原点はうちの祖父かもしれないと気づきました。
祖父は僕が物心ついたころには、すでに仕事にパソコンを導入していたように思います。当時まだ社員7〜8名の小さな工場、めちゃくちゃ狭かったボロボロの事務所で、祖父がパソコンでなにやらカチャカチャやっていました。
今からもう40年近くも前の話なので、かなり早い段階から野地木材工業ではパソコンを導入していたということになります。
僕がICTを積極的に導入しているのは、そんな祖父から受けついたノジモクアイデンティティーのひとつなのかもしれません。
ちなみに、うちの社長(父)はパソコンには指一本触れませんけども。。。携帯もガラケーやし。
なんだかよくわかりませんね。ノジモクアイデンティティー。

さて、前置きが長くなってしまいましたが、昨年より野地木材工業では社内の情報インフラ整備の一環としてビジネス用チャットツールを導入しました。
以前からも限られた社員同士がLINEで連絡を取り合ったり、Facebookのメッセンジャーを利用したり、携帯のショートメールだったりと、もう情報のやりとりがバラバラでした。
そこで、そんなバラバラな情報のやり取りを一本化しようと思い、いろんなチャットサービスを検討した結果、野地木材工業にはChatWork(チャットワーク)が一番やりたいことにマッチすると判断し導入しました。
LINEやメッセンジャーは使い慣れてて使いやすいんですが、プライベートと仕事がごっちゃごちゃになってしまうので、仕事の集中力を妨げる。したがって仕事でしか使わないチャットツールを利用したいと考えました。
導入後、仕事中にLINEやメッセンジャーを見ることが減り、チャットワークでのやり取り、送信、返信のレスポンスが早まり、かなり仕事に集中できて生産性を高められました。
やはり仕事の効率を図るには、仕事のノイズとなる邪魔なものは身の回りから消してしまわないといけないんだということが身に沁みてわかりました。はい。

約1年間利用する間に、一部のお客様とのやりとりもチャットワークを利用することにしました。
というのも、メールとファックスでは弊社の担当者とお客様の1対1のやり取りになってしまいます。
電話のやりとりもそうですね。
しかも電話の場合、弊社の担当者が席を外していたり、他の電話にかかっていると、すぐに対応することができずイライラしたり、折り返し電話を忘れたり、タイミングが合わなかったりと、かなりの無駄、ロスが生じます。
したがって電話のやり取りというのは、一番手軽に言いたいことを伝えられるように思いますが、実は一番生産性の低い連絡手段じゃないかと思います。
だから社内において、私への連絡は原則チャットワークで。というルールを作りました。記録が残る、検索もできる、何より僕の時間を途中で奪わない。一番いいと思います。
作業に集中している時に手を止められることは、相当な時間のロスです。また、頭の切り替えが大変な分、返事のクオリティーも期待できないと思います。

チャットワークでのお客様とのやりとりは、野地木材とお客様を繋ぐチャットグループ作ります。
そこでお問い合わせや見積り依頼、ご注文などのご連絡を頂ければ、たとえ担当者が席を外していたり出張中でも他の対応できるスタッフがすぐにお返事ができます。また、私も弊社スタッフとお客様同士のやりとりをどこにいてもチェックできるので、難しい見積りや特殊な案件に対してもレスポンス良く対応できます。

今後はビジネスにおいての連絡手段はメールからビジネスチャットツールにどんどん移行していくことでしょう。
1対1の情報やりとりから、チーム対チームで情報をやりとりすることで業務はまだまだ効率化できると思います。
是非ともお客様と野地木材工業とChatWorkで繋げ、仕事のスピードアップに一緒に取り組んで行きませんか!?
ご希望やご相談がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
他にもいろんなサービスや独自に作ったツールなんかも利用していますので、興味のある方は是非ICT化を一緒に進めましょう!!

ChatWork(チャットワーク)
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